Політика конфіденційності

ПОЛОЖЕННЯ ПРО ОБРОБКУ ТА ЗАХИСТ ПЕРСОНАЛЬНИХ ДАНИХ У БАЗАХ ПЕРСОНАЛЬНИХ ДАНИХ, ВЛАСНИКОМ ЯКИХ Є ПРОДАВЕЦЬ

ЗАГАЛЬНІ ПОНЯТТЯ ТА СФЕРА ЗАСТОСУВАННЯ

1.1. Визначення термінів:

— база персональних даних — іменована сукупність упорядкованих персональних даних в електронній формі та/або у формі картотек персональних даних;

— відповідальна особа — визначена особа, яка організовує роботу, пов’язану із захистом персональних даних під час їх обробки відповідно до закону;

— власник бази персональних даних — фізична або юридична особа, якій законом або за згодою суб’єкта персональних даних надано право на обробку цих даних, затверджує мету обробки персональних даних у цій базі даних, встановлює склад цих даних та процедури їх обробки, якщо інше не визначено законом;

— Державний реєстр баз персональних даних — єдина державна інформаційна система збору, накопичення та обробки відомостей про зареєстровані бази персональних даних;

— загальнодоступні джерела персональних даних — довідники, адресні книги, реєстри, списки, каталоги, інші систематизовані збірники відкритої інформації, що містять персональні дані, які розміщені та опубліковані за згодою суб’єкта персональних даних.

Не вважаються загальнодоступними джерелами персональних даних соціальні мережі та інтернет-ресурси, в яких суб’єкт персональних даних залишає свої персональні дані (окрім випадків, коли суб’єктом персональних даних прямо зазначено, що персональні дані розміщено з метою їхнього вільного розповсюдження та використання).

— згода суб’єкта персональних данных — будь-яке документоване, добровільне волевиявлення фізичної особи про надання дозволу на обробку її персональних даних відповідно до сформульованої мети їх обробки;

— знеособлення персональних даних — вилучення відомостей, які дають змогу ідентифікувати особу;

— обробка персональних даних — будь-яка дія або сукупність дій, вчинених повністю або частково в інформаційній (автоматизованій) системі та/або в картотеках персональних даних, пов’язаних зі збиранням, реєстрацією, накопиченням, зберіганням, адаптуванням, зміною, поновленням, використанням і поширенням (реалізацією, переданням), знеособленням, знищенням відомостей про фізичну особу;

— персональні дані — відомості або сукупність відомостей про фізичну особу, яка ідентифікована або може бути конкретно ідентифікована;

— розпорядник бази персональних даних — фізична або юридична особа, яка є власником бази персональних даних або законом надано право обробляти ці дані.

Не є розпорядником бази персональних даних особа, якій власником та/або розпорядником бази персональних даних доручено здійснювати роботи технічного характеру з базою персональних даних без доступу до змісту персональних даних.

— суб’єкт персональних даних — фізична особа, щодо якої відповідно до закону здійснюється обробка її персональних даних;

— третя особа — будь-яка особа, за винятком суб’єкта персональних даних, власника або розпорядника бази персональних даних та уповноваженого державного органу з питань захисту персональних даних, якій власником або розпорядником бази персональних даних здійснюється передача персональних даних відповідно до закону;

— особливі категорії даних — персональні дані про расове або етнічне походження, політичні, релігійні або світоглядні переконання, членство в політичних партіях і професійних спілках, а також дані, що стосуються здоров’я або статевого життя.

1.2. Це Положення обов’язкове для застосування відповідальною особою та співробітниками продавця, які безпосередньо здійснюють обробку та/або мають доступ до персональних даних у зв’язку з виконанням своїх службових обов’язків.

ПЕРЕЛІК БАЗ ПЕРСОНАЛЬНИХ ДАНИХ

2.1. Продавець є власником наступних баз персональних даних:

база персональних даних контрагенти (клієнти, покупці).

МЕТА ОБРОБКИ ПЕРСОНАЛЬНИХ ДАНИХ

3.1. Метою обробки персональних даних у системі є зберігання та обслуговування даних контрагентів відповідно до статей 6, 7 Закону України “Про захист персональних даних”.

3.2. Метою обробки персональних даних є забезпечення реалізації цивільно-правових відносин, надання/отримання та здійснення розрахунків за придбані товари/послуги відповідно до Податкового кодексу України, Закону України “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні”.

ПОРЯДОК ОБРОБКИ ПЕРСОНАЛЬНИХ ДАНИХ

4.1. Згода суб’єкта персональних даних має бути добровільним волевиявленням фізичної особи про надання дозволу на обробку її персональних даних відповідно до сформульованої мети їх обробки. Згода суб’єкта персональних даних може бути надана в таких формах:

— документ на паперовому носії з реквізитами, який дає змогу ідентифікувати цей документ і фізичну особу;

— електронний документ, який має містити обов’язкові реквізити, що дають змогу ідентифікувати цей документ та фізичну особу. Добровільне волевиявлення фізичної особи про надання дозволу на обробку її персональних даних доцільно засвідчувати електронним підписом суб’єкта персональних даних;

— позначка на електронній сторінці документа або в електронному файлі, що обробляється в інформаційній системі на основі документованих програмно-технічних рішень.

4.2. Згода суб’єкта персональних даних надається при оформленні цивільно-правових відносин відповідно до чинного законодавства.

4.3. Повідомлення суб’єкта персональних даних про включення його персональних даних до бази персональних даних, права, визначені Законом України “Про захист персональних даних”, мету збору даних та осіб, яким передаються його персональні дані, здійснюється під час оформлення цивільно-правових відносин відповідно до чинного законодавства.

4.4. Обробка персональних даних про расове або етнічне походження, політичні, релігійні або світоглядні переконання, членство в політичних партіях і професійних спілках, а також даних, що стосуються здоров’я або статевого життя (особливі категорії даних) забороняється.

МІСЦЕЗНАХОДЖЕННЯ БАЗИ ПЕРСОНАЛЬНИХ ДАНИХ

5.1. Зазначені в розділі 2 цього Положення бази персональних даних знаходяться за адресою продавця.

УМОВИ РОЗКРИТТЯ ІНФОРМАЦІЇ ПРО ПЕРСОНАЛЬНІ ДАНІ ТРЕТІМ ОСОБАМ

6.1. Порядок доступу до персональних даних третіми особами визначається умовами згоди суб’єкта персональних даних, наданої власнику бази персональних даних на обробку цих даних, або відповідно до вимог закону.

6.2. Доступ до персональних даних третій особі не надається, якщо зазначена особа відмовляється взяти на себе зобов’язання щодо забезпечення виконання вимог Закону України “Про захист персональних даних” або не може їх забезпечити.

6.3. Суб’єкт відносин, пов’язаних з персональними даними, подає запит про доступ (далі – запит) до персональних даних власнику бази персональних даних.

6.4. У запиті вказуються:

— прізвище, ім’я та по батькові, місце проживання (місце знаходження) та реквізити документа, що посвідчує фізичну особу, яка подає запит (для фізичної особи – заявника);

— найменування, місцезнаходження юридичної особи, яка подає запит, посада, прізвище, ім’я та по батькові особи, яка засвідчує запит; підтвердження того, що зміст запиту відповідає повноваженням юридичної особи (для юридичної особи – заявника);

— прізвище, ім’я та по батькові, а також інші відомості, що дають змогу ідентифікувати фізичну особу, щодо якої робиться запит;

— відомості про базу персональних даних, щодо якої подається запит, відомості про власника або розпорядника цієї бази;

— перелік запитуваних персональних даних;

— мета запиту.

6.5. Строк вивчення запиту на предмет його задовільненя не може перевищувати десяти робочих днів з дня його надходження.

Протягом цього строку власник бази персональних даних доводить до відома особи, яка подає запит, що запит буде задоволено або відповідні персональні дані не підлягають наданню, із зазначенням підстави, визначеної у відповідному нормативно-правовому акті.

Запит задовольняється протягом тридцяти календарних днів з дня його надходження, якщо інше не передбачено законом.

6.6. Усі працівники власника бази персональних даних зобов’язані дотримуватися вимог конфіденційності щодо персональних даних та інформації за рахунками в цінних паперах та обігу цінних паперів.

6.7. Відтермінування доступу до персональних даних третіх осіб допускається у разі, якщо необхідні дані не можуть бути надані протягом тридцяти календарних днів з дня надходження запиту. При цьому загальний строк вирішення питань, порушених у запиті, не може перевищувати сорока п’яти календарних днів.

6.8. Повідомлення про відстрочення доводиться до відома третьої особи, яка подала запит, у письмовій формі з роз’ясненням порядку оскарження такого рішення.

6.9. У повідомленні про відстрочку зазначаються:

— прізвище, ім’я та по батькові посадової особи;

— дата відправлення повідомлення;

— причина відстрочки;

— термін, протягом якого буде задоволено запит.

6.10. Відмова в доступі до персональних даних допускається, якщо доступ до них заборонений за законом.

6.11. У повідомленні про відмову зазначаються:

— прізвище, ім’я, по батькові посадової особи, яка відмовляє в доступі;

— дата відправлення повідомлення;

— причина відмови.

6.12. Рішення про відтермінування або відмову в доступі до персональних даних може бути оскаржено в уповноваженому державному органі з питань захисту персональних даних, інших органах державної влади та органах місцевого самоврядування, до повноважень яких належить здійснення захисту персональних даних, або в суді.

ЗАХИСТ ПЕРСОНАЛЬНИХ ДАНИХ

7.1. Власник бази персональних даних має системні, програмно-технічні засоби та засоби зв’язку, що запобігають втратам, крадіжкам, несанкціонованому знищенню, спотворенню, підробленню, копіюванню інформації та відповідають вимогам міжнародних і національних стандартів.

7.2. Відповідальна особа організовує роботу, пов’язану із захистом персональних даних під час їх обробки відповідно до закону. Відповідальна особа визначається наказом власника бази персональних даних.

Обов’язки відповідальної особи щодо організації роботи, пов’язаної із захистом персональних даних під час їх обробки, зазначаються в посадовій інструкції.

7.3. Відповідальна особа зобов’язана:

— знати законодавство України у сфері захисту персональних даних;

— розробити процедури доступу до персональних даних співробітників відповідно до їхніх професійних або службових, або трудових обов’язків;

— забезпечити виконання співробітниками власника бази персональних даних вимог законодавства України у сфері захисту персональних даних та внутрішніх документів, що регулюють діяльність власника бази персональних даних щодо обробки та захисту персональних даних у базах персональних даних;

— розробити порядок (процедуру) внутрішнього контролю за дотриманням вимог законодавства України у сфері захисту персональних даних та внутрішніх документів, що регулюють діяльність власника бази персональних даних щодо оброблення та захисту персональних даних у базах персональних даних, який, зокрема, має містити норми щодо періодичності здійснення такого контролю;

— повідомляти власника бази персональних даних про факти порушень співробітниками вимог законодавства України у сфері захисту персональних даних та внутрішніх документів, що регулюють діяльність власника бази персональних даних щодо обробки та захисту персональних даних у базах персональних даних у строк не пізніше одного робочого дня з моменту виявлення таких порушень;

— забезпечити зберігання документів, що підтверджують надання суб’єктом персональних даних згоди на обробку своїх персональних даних та повідомлення зазначеного суб’єкта про його права.

7.4. З метою виконання своїх обов’язків відповідальна особа має право:

— отримувати необхідні документи, у тому числі накази та інші розпорядчі документи, видані власником бази персональних даних, пов’язані з обробкою персональних даних;

— робити копії з отриманих документів, у тому числі копії файлів, будь-яких записів, що зберігаються в локальних обчислювальних мережах та автономних комп’ютерних системах;

— брати участь в обговоренні виконуваних ним обов’язків організації роботи, пов’язаної із захистом персональних даних під час їх обробки;

— вносити на розгляд пропозиції щодо поліпшення діяльності та вдосконалення методів роботи, подавати зауваження та варіанти усунення виявлених недоліків у процесі обробки персональних даних;

— получать объяснения по вопросам осуществления обработки персональных данных;

— підписувати та візувати документи в межах своєї компетенції.

7.5. Працівники, які безпосередньо здійснюють обробку та/або мають доступ до персональних даних у зв’язку з виконанням своїх службових (трудових) обов’язків, зобов’язані дотримуватися вимог законодавства України у сфері захисту персональних даних та внутрішніх документів, щодо обробки та захисту персональних даних у базах персональних даних.

7.6. Працівники, які мають доступ до персональних даних, у тому числі ті, що здійснюють їх обробку, зобов’язані не допускати розголошення в будь-який спосіб персональних даних, які їм було довірено або які стали відомі у зв’язку з виконанням професійних чи службових або трудових обов’язків. Таке зобов’язання діє після припинення ними діяльності, пов’язаної з персональними даними, крім випадків, встановлених законом.

7.7. Особи, які мають доступ до персональних даних, у тому числі ті, що здійснюють їх обробку, у разі порушення ними вимог Закону України “Про захист персональних даних” несуть відповідальність згідно із законодавством України.

7.8. Персональні дані не повинні зберігатися довше, ніж це необхідно для мети, для якої такі дані зберігаються, але в будь-якому разі не довше строку зберігання даних, визначеного згодою суб’єкта персональних даних на обробку цих даних.

ПРАВА СУБ’ЄКТА ПЕРСОНАЛЬНИХ ДАНИХ

8.1. Суб’єкт персональних даних має право:

— знати про місцезнаходження бази персональних даних, що містить його персональні дані, її призначення та найменування, місцезнаходження та/або місце проживання (перебування) власника чи розпорядника цієї бази або дати відповідне доручення щодо отримання цієї інформації уповноваженим ним особам, крім випадків, установлених законом;

— отримувати інформацію про умови надання доступу до персональних даних, включаючи інформацію про третіх осіб, яким передаються його персональні дані, що містяться у відповідній базі персональних даних;

— на доступ до своїх персональних даних, що містяться у відповідній базі персональних даних;

— отримувати не пізніш як за тридцять календарних днів з дня надходження запиту, крім випадків, передбачених законом, відповідь про те, чи зберігаються її персональні дані у відповідній базі персональних даних, а також отримувати зміст її персональних даних, які зберігаються;

— пред’являти вмотивовану вимогу із запереченням проти обробки своїх персональних даних органами державної влади, органами місцевого самоврядування під час здійснення повноважень, передбачених законом;

— пред’являти вмотивовану вимогу про зміну або знищення своїх персональних даних будь-яким власником і розпорядником цієї бази, якщо ці дані обробляються незаконно або є недостовірними;

— на захист своїх персональних даних від незаконної обробки та випадкової втрати, знищення, пошкодження у зв’язку з умисним приховуванням, ненаданням або несвоєчасним їх наданням, а також на захист від надання відомостей, що є недостовірними або такими, що ганьблять честь, гідність та ділову репутацію фізичної особи;

— звертатися з питань захисту своїх прав персональних даних до органів державної влади, органів місцевого самоврядування, до повноважень яких належить здійснення захисту персональних даних;

— застосовувати засоби правового захисту в разі порушення законодавства про захист персональних даних.

ПОРЯДОК РОБОТИ ІЗ ЗАПИТАМИ СУБ’ЄКТА ПЕРСОНАЛЬНИХ ДАНИХ

9.1. Суб’єкт персональних даних має право на отримання будь-яких відомостей про себе у будь-якого суб’єкта відносин, пов’язаних з персональними даними, без зазначення мети запиту, крім випадків, встановлених законом.

9.2. Доступ суб’єкта персональних даних до даних про себе здійснюється безоплатно.

9.3. Суб’єкт персональних даних подає запит про доступ (далі – запит) до персональних даних власнику бази персональних даних.

У запиті вказуються:

— прізвище, ім’я та по батькові, місце проживання (місце знаходження) та реквізити документа, що посвідчує особу суб’єкта персональних даних;

— інші відомості, що дають змогу ідентифікувати особу суб’єкта персональних даних;

— відомості про базу персональних даних, щодо якої подається запит, відомості про власника або розпорядника цієї бази;

— перелік запитуваних персональних даних.

9.4. Строк вивчення запиту на предмет його задовільненя не може перевищувати десяти робочих днів з дня його надходження.

9.5. Протягом цього строку власник бази персональних даних доводить до відома суб’єкта персональних даних, що запит буде задоволено або що відповідні персональні дані не підлягають наданню, із зазначенням підстави, визначеної у відповідному нормативно-правовому акті.

9.6. Запит задовольняється протягом тридцяти календарних днів з дня його надходження, якщо інше не передбачено законом.

ДЕРЖАВНА РЕЄСТРАЦІЯ БАЗИ ПЕРСОНАЛЬНИХ ДАНИХ

10.1. Державна реєстрація баз персональних даних здійснюється відповідно до статті 9 Закону України “Про захист персональних даних”.